Tool-Steckbrief
Anbieter, Tarif, Konfiguration, Zweck, Nutzerkreis und vorgesehene Daten werden eindeutig festgehalten.
Konkrete Tool- und Anbieterprüfung
Darf dieses KI-Tool im Unternehmen eingesetzt werden?
Der KI-Tool-Freigabecheck liefert eine anwaltlich erarbeitete Entscheidungsvorlage für ein konkretes Tool, eine festgelegte Konfiguration und einen definierten betrieblichen Einsatzzweck.
- Gegenstand
- Ein Tool und ein Einsatzzweck
- Prüffelder
- AI Act, DSGVO, Vertrag und Geheimnisse
- Ergebnis
- Bedingungen und Entscheidungsempfehlung
- Einzelcheck
- B2B: 1.490 EUR netto zzgl. USt.
Vom Wunsch zur Entscheidung
Funktionsumfang allein reicht für eine Freigabe nicht.
Ein KI-Dienst kann fachlich überzeugen und trotzdem offene Fragen zu Datenverwendung, Vertragsbedingungen, Vertraulichkeit, Transparenz, menschlicher Kontrolle oder Beschäftigtenbezug auslösen. Hinzu kommt, dass sich Anbieterunterlagen, Funktionen und Tarife laufend ändern.
Der Check ordnet diese Punkte für den konkret vereinbarten Einsatz. Er zeigt, welche Bedingungen vor einem Pilot- oder Regelbetrieb erfüllt sein sollten und an welchen Stellen eine vertiefte Prüfung erforderlich bleibt.
Keine pauschale Zertifizierung:
Die Prüfung führt zu einer rechtlichen und organisatorischen Entscheidungsvorlage. Die betriebliche Freigabe, technische Umsetzung und laufende Kontrolle verbleiben beim Unternehmen.
Ergebnis
Eine Entscheidung, die intern nachvollzogen werden kann
Prüfmatrix
Die vereinbarten rechtlichen und organisatorischen Prüffelder werden kompakt und nachvollziehbar eingeordnet.
Offene Nachweise
Fehlende Anbieterinformationen, interne Entscheidungen und weiterer Klärungsbedarf werden sichtbar gemacht.
Freigabebedingungen
Zulässige Daten, Nutzergruppen, Kontrollen, Einstellungen und ausgeschlossene Anwendungen werden konkret beschrieben.
Entscheidungsempfehlung
Grundsätzlich freigabefähig, nur unter Bedingungen freigabefähig oder vorab vertieft zu prüfen.
Nächste Schritte
Priorisierte Maßnahmen für Pilotbetrieb, Richtlinie, Schulung, Vertrag, Datenschutz oder technische Umsetzung.
Prüffelder
Mehr als Datenschutz und AGB
Der Standardcheck verbindet die rechtlichen Anforderungen mit der tatsächlichen betrieblichen Nutzung. Welche Punkte im Einzelfall vertieft werden, hängt vom Tool und dem festgelegten Zweck ab.
AI Act und Rolle
Erste Einordnung von System, Betreiber- oder möglicher Anbieterrolle, sensiblen Zwecken und menschlicher Kontrolle.
Datenschutz
Datenarten, Zweck, Rollen, Auftragsverarbeitung, Drittlandbezug, Löschung und möglicher DSFA-Bedarf.
Vertrag und Anbieter
Nutzungsbedingungen, Datenverwendung, Modelltraining, Unterauftragnehmer, Leistungsänderungen und erkennbare Vertragsrisiken.
Geschäftsgeheimnisse
Interne Dokumente, Kundendaten, Quellcode, Berufsgeheimnisse und zulässige Eingaben in externe Systeme.
Ergebnisse und Rechte
Fachliche Kontrolle, urheberrechtliche Fragen, Veröffentlichungen und Regeln für KI-generierte Inhalte.
Organisation und Sicherheit
Zugriffsrechte, Einstellungen, Protokollierung, Verantwortlichkeit, Eskalation, Schulung und interne Freigaberegeln.
Typische Einsatzfälle
Für Tools, die aus dem Testbetrieb in den Alltag wechseln sollen
Der Einzelcheck eignet sich besonders für marktübliche externe KI-Dienste mit einem klar abgegrenzten Einsatz. Komplexe oder sensible Systeme werden vorab gesondert eingeordnet.
Office und Recherche
ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude, Perplexity sowie KI-Funktionen in Büro- und Wissenssystemen.
Meetings und Kommunikation
Transkription, Gesprächszusammenfassungen, Übersetzung, Chatbots und KI-gestützter Kundenservice.
Marketing und Inhalte
Text-, Bild-, Audio- oder Videogenerierung einschließlich Transparenz- und Kennzeichnungsfragen.
Fachanwendungen
KI-Funktionen in HR, Vertrieb, Entwicklung oder anderen Prozessen – soweit keine vertiefte Sensitivprüfung erforderlich ist.
Ablauf
Vom Anwendungsfall zur dokumentierten Entscheidung
Einsatz abgrenzen
Tool, Tarif, Funktionen, Zweck, Nutzergruppe und vorgesehene Daten festlegen.
Unterlagen sammeln
Anbieterinformationen, Vertragsunterlagen und vorhandene interne Regeln bereitstellen.
Prüfung durchführen
Vereinbarte Rechts-, Vertrags-, Daten- und Organisationsfragen strukturiert bewerten.
Lücken klären
Widersprüche, fehlende Nachweise und erforderliche interne Entscheidungen abstimmen.
Ergebnis besprechen
Empfehlung, Bedingungen, offene Punkte und nächste Umsetzungsschritte erläutern.
Varianten und Preise
Ein konkretes Tool oder ein geordneter Beschaffungsprozess
Ausschließliches B2B-Angebot
Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts sowie Unternehmen, Behörden, Vereine und andere Organisationen, die für ihre betriebliche oder institutionelle Tätigkeit handeln. Verträge mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB werden über diese Angebote nicht geschlossen.
Der Einzelcheck ist ein Netto-Festpreis je Prüfung; beim Tool-Paket handelt es sich um einen Netto-Startpreis für den beschriebenen Ausgangsumfang. Hinzu kommt jeweils die gesetzliche Umsatzsteuer. Vertiefungen und Zusatzleistungen werden vor der Beauftragung gesondert vereinbart.
Konkrete Einzelentscheidung
KI-Tool Einzelcheck
1.490 EUR netto
Je Prüfung, zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer
Für ein marktübliches externes KI-Tool und einen klar abgegrenzten betrieblichen Einsatzzweck.
- ein Tool, Tarif und eine Konfiguration
- ein definierter Einsatzzweck
- eine deutsche Auftraggebergesellschaft
- Prüfung verfügbarer Standardunterlagen
- Tool-Steckbrief und Prüfmatrix
- Freigabebedingungen und Entscheidungsempfehlung
- Ergebnisgespräch bis 45 Minuten
Festpreisgrenze: keine komplexen HR- oder Hochrisikoeinsätze, eigene KI-Entwicklung, vollständige DSFA, Vertragsverhandlung oder technische Sicherheitsprüfung.
Mehrere Beschaffungen
KI-Tool Paket
ab 3.900 EUR netto
Je Projekt, zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer
Für Unternehmen, die mehrere Dienste vergleichen und einen einheitlichen Freigabeprozess aufbauen möchten.
- bis zu drei marktübliche externe KI-Tools
- jeweils ein definierter Einsatzzweck
- gemeinsame Auftakt- und Ergebnisbesprechung
- vergleichende Übersicht
- priorisierte Freigabereihenfolge
- Empfehlungen für den internen Prozess
Startpreis: gilt für den beschriebenen Ausgangsumfang. Unterschiedliche Gesellschaften, umfangreiche Vertragswerke, mehrere Konfigurationen oder sensible Einsatzbereiche können den Aufwand erhöhen.
Sensitiver Einsatz
Individualprüfung
auf Anfrage
Für Einsätze, die wegen Zweck, Personenwirkung, Unternehmensrolle oder technischer Gestaltung vertieft geprüft werden müssen.
- Recruiting oder Leistungsbewertung
- eigene Entwicklung oder Bereitstellung
- mögliche Hochrisiko- oder verbotene Zwecke
- besondere Kategorien personenbezogener Daten
- DSFA, Vertragsverhandlung oder vertiefte technische Prüfung
Individuelles Angebot: Prüffelder, Unterlagen, Beteiligte und Ergebnisform werden vor der Beauftragung festgelegt.
Änderungen im Blick behalten
Eine Freigabe ist immer eine Momentaufnahme.
Aktualisierungscheck ab 590 EUR netto
Je Tool und Aktualisierung, zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer
Ein begrenzter Abgleich kann sinnvoll sein, wenn Anbieter Vertragsbedingungen, Datenverwendung, Funktionen oder Tarife wesentlich ändern oder das Unternehmen einen neuen Einsatzzweck zulassen möchte.
Der konkrete Umfang wird vorab festgelegt. Eine laufende Markt-, Produkt- oder Rechtsüberwachung ist nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart wird.
Klare Abgrenzung
Was der Tool-Check leistet – und was nicht
Begrenzter Prüfstand
Die Einordnung bezieht sich auf das vereinbarte Tool, die dokumentierte Konfiguration, den festgelegten Zweck und die verfügbaren Unterlagen zum Zeitpunkt der Prüfung.
Keine technische Zertifizierung
Anbieterangaben werden rechtlich und organisatorisch ausgewertet, aber nicht durch Penetrationstests, Quellcodeprüfung oder unabhängige technische Audits vollständig verifiziert.
Unternehmen entscheidet
Die Empfehlung unterstützt die betriebliche Entscheidung. Umsetzung, Freigabe, Zugriffssteuerung, Schulung und laufende Kontrolle bleiben Aufgabe des Unternehmens.
FAQ
Häufige Fragen zum KI-Tool-Freigabecheck
Ist das Tool nach dem Check garantiert rechtskonform?
Nein. Der Check ist eine auf den vereinbarten Prüfstand bezogene Entscheidungsvorlage. Die rechtliche Bewertung hängt vom konkreten Zweck, der Konfiguration, den verarbeiteten Daten und der tatsächlichen Nutzung ab. Änderungen können eine erneute Prüfung erforderlich machen.
Kann jedes KI-Tool zum Festpreis geprüft werden?
Der Festpreis gilt für ein marktübliches externes Tool im beschriebenen Standardumfang. Eigene KI-Entwicklung, sensible HR-Anwendungen, mögliche Hochrisikosysteme, umfangreiche Vertragswerke oder mehrere Einsatzzwecke werden vorab individuell angeboten.
Ersetzt der Check eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
Nein. Der Check kann Hinweise auf einen möglichen DSFA-Bedarf geben. Eine vollständige Datenschutz-Folgenabschätzung ist nur enthalten, wenn sie ausdrücklich gesondert vereinbart wurde.
Wer erteilt die eigentliche Freigabe?
Die betriebliche Freigabe erteilt das Unternehmen durch die zuständigen Personen oder Gremien. Der Tool-Check liefert dafür Prüfergebnisse, Bedingungen und eine anwaltliche Entscheidungsempfehlung.
Können bestehende Anbieterprüfungen verwendet werden?
Ja. Vorhandene Datenschutz-, Sicherheits-, Einkaufs- oder Vertragsprüfungen werden im vereinbarten Umfang einbezogen. Dadurch können Doppelprüfungen vermieden und offene KI-spezifische Punkte gezielt ergänzt werden.
Wann ist der Basic Check sinnvoller?
Wenn noch unklar ist, welche Tools überhaupt genutzt werden, Zuständigkeiten fehlen oder mehrere Governance-Themen gleichzeitig offen sind, ist der unternehmensweite Basic Check meist der passendere Einstieg.
Was ist bei Chatbots oder veröffentlichten KI-Inhalten zusätzlich zu prüfen?
Wenn ein Tool unmittelbar mit Personen interagiert oder künstlich erzeugte Inhalte veröffentlicht werden, können besondere Transparenzfragen nach Art. 50 AI Act entstehen. Dafür kann der Art.-50-Transparenzcheck ergänzend eingesetzt werden.
Nächster Schritt
Welches Tool soll für welchen Zweck eingesetzt werden?
Nennen Sie Tool, Tarif, vorgesehenen Einsatzzweck, Nutzergruppe und die wichtigsten Datenarten. Sie erhalten eine kurze Einschätzung, ob der Einzelcheck passt oder vorab ein individueller Prüfungsumfang sinnvoll ist.